이 글에서는 코드 없이도 누구나 설정 가능한 Zapier + OpenAI 연동을 통해 실제로 생산성을 높이고 있는 업무 자동화 사례와 구축 방법을 상세히 소개합니다.
1. Zapier + OpenAI란?
Zapier는 6,000개 이상의 SaaS(Software-as-a-Service)를 연결하여, 이벤트에 따라 자동화된 작업 흐름(Zap)을 구성할 수 있는 노코드 자동화 플랫폼입니다.
OpenAI는 ChatGPT, GPT-4 모델을 API 형태로 제공하여, 자연어 생성·분석·요약·번역 등 다양한 언어 기반 자동화가 가능합니다.
이 두 플랫폼을 연결하면, 다음과 같은 자동화 시나리오가 실현됩니다:
- 양식 제출 → AI가 요약하여 Slack으로 전송
- 이메일 수신 → ChatGPT가 자동으로 응답 문안 생성
- 고객 메시지 → 감정 분석 후 티켓 우선순위 자동 지정
- 회의록 업로드 → 핵심만 요약해 Google Docs에 기록
2. 연동을 위한 준비사항
✅ ① OpenAI API 키 발급
- OpenAI 개발자 페이지에서 API 키 생성
- GPT-4 또는 GPT-3.5-turbo 모델 선택 가능
- 사용량은 토큰 기반 과금 (GPT-4는 상대적으로 고가)
✅ ② Zapier 계정 생성
- 무료 플랜으로도 테스트 가능
- 유료 플랜은 더 많은 Zap 수 및 고급 기능 제공
✅ ③ 사용 앱 연결
예: Google Form, Gmail, Notion, Slack, Google Drive, Airtable 등
3. 실전 자동화 시나리오 5가지
① Google Form 응답 요약 후 Slack 전송
- 트리거: 구글 폼 제출 완료
- 액션 1: OpenAI - “설문 응답 요약 요청”
- 액션 2: Slack으로 요약본 자동 전송
활용 예시: 고객 피드백, 교육 설문, 이벤트 신청 내용 요약
② 이메일 요약 및 자동 응답 작성
- 트리거: Gmail 수신 시 필터 조건 만족
- 액션 1: 본문 내용을 GPT에게 전달
- 액션 2: “공손한 응답 메일 작성” 명령
- 액션 3: 초안 메일을 Google Docs나 Notion에 저장
③ 고객 문의 감정 분석 + CRM 태그 지정
- 트리거: Zendesk/Intercom 등으로 메시지 수신
- OpenAI 감정 분석: 부정 / 긍정 / 긴급 등 분류
- CRM에 자동 태그 지정 및 우선순위 정렬
④ 회의록 → 요약 → Google Docs 저장
- 트리거: Zoom 회의 녹취록 업로드
- 액션 1: Notion 또는 Drive에서 텍스트 추출
- 액션 2: OpenAI로 요약 요청
- 액션 3: Google Docs에 저장 및 팀 공유
⑤ SNS 콘텐츠 자동 생성
- 트리거: 새 블로그 게시
- 액션: GPT에게 “이 블로그를 인스타그램용 요약 콘텐츠로 변환해줘”
- 결과를 Buffer 또는 Facebook API에 전달
4. OpenAI 액션 설정 팁 (Zapier 내)
Zapier에서는 OpenAI 액션에 프롬프트를 직접 작성해야 합니다. 아래는 자주 쓰이는 프롬프트 예시입니다:
📌 프롬프트 예시
- “다음 이메일 내용을 정중한 응답 형식으로 바꿔줘.”
- “다음 텍스트의 핵심 요약을 3문장으로 작성해줘.”
- “이 문의 내용이 긍정인지 부정인지 감정 분석해줘.”
- “마케팅 블로그를 SNS용 짧은 문장으로 변환해줘.”
프롬프트에는 반드시 입력 데이터 필드를 변수로 연결해야 하며, 토큰 제한(GPT-4: 약 8,000단어)을 고려해 길이를 제한하는 것이 좋습니다.
5. 요금제 및 비용 구조
✅ OpenAI (2025년 기준)
- GPT-3.5-turbo: $0.0015/1,000 tokens (입력), $0.002/1,000 tokens (출력)
- GPT-4-turbo: $0.01~0.03/1,000 tokens
- 1,000 tokens ≒ 약 750단어
✅ Zapier
- Free: 월 100 Tasks, 기본 트리거만 가능
- Starter: $19.99/월 (Multi-step Zap 가능)
- Professional: $49/월 (조건 분기 + 커스텀 로직 사용 가능)
복잡한 자동화를 위해서는 Starter 이상 요금제 + OpenAI 토큰 비용이 병행됩니다.
6. 장점 및 유의사항
🎯 장점
- 코딩 없이 고급 AI 자동화 구현 가능
- 업무 속도 향상 + 반복 작업 감소
- 수많은 앱과의 연동으로 유연한 워크플로우 구성
- GPT 기능 활용으로 ‘단순 반복’ → ‘지능형 처리’로 진화
⚠️ 유의사항
- API 호출 비용 누적 시 비용 증가 가능성
- 보안 민감한 데이터는 신중히 다룰 것 (개인정보 비가공 권장)
- AI 응답 결과는 항상 검토 후 사용
7. 결론: 당신의 시간을 AI에 맡기세요
더 이상 업무 자동화는 개발자만의 영역이 아닙니다. Zapier와 OpenAI를 연동하면, 기획자, 마케터, 관리자 누구나 손쉽게 반복적인 업무를 지능적으로 자동화할 수 있습니다.
✅ 이메일 자동응답
✅ 고객 감정 분석
✅ 회의록 요약
✅ 콘텐츠 요약 및 배포
✅ CRM 태그 자동 분류…
이제는 ‘자동화’가 아니라 ‘지능화’입니다. 당신의 업무를 AI와 함께 혁신해보세요.